Laserfiche WebLink
   City Council Agenda Item Cover Sheet  <br />  <br />Project title: Adopt the Resolution Waiving Public Bidding Requirements and Approving A Sole Source for Replacing and <br />Upgrading Integrated Technology Systems (ITS) to Everett Transit’s Fixed‐Route Fleet  <br />Council Bill # interoffice use Project: Resolution to waive public bidding requirements  <br />Partner/Supplier: Strategic Mapping, Inc.  <br />   Location: N/A  <br />Preceding action:  N/A  <br />Fund: 425  <br />Agenda dates requested:   <br />November 16, 2022  <br />Briefing  <br />Proposed action  <br />Consent           x  <br />Action  <br />Ordinance  <br />Public hearing  <br />Yes  x No  <br />Budget amendment:  <br />Yes  x No  <br />PowerPoint presentation:  <br />Yes  x No  <br />Attachments:  <br />Resolution  <br />Sole Source Document  <br />Department(s) involved:  <br />Procurement, Transit &  <br />Information Technology  <br />Contact person:  <br />Theresa Bauccio‐Teschlog  <br />Phone number:  <br />425‐257‐8901  <br />Email:  <br />tbauccio@everettwa.gov  <br />Initialed by:  <br />sh <br />Department head  <br />Administration  <br />Council President  <br />Fiscal summary statement:   <br />The anticipated spend is $475,000, including Washington state sales tax.  The funding  <br />source is Transit Fund 425.  <br />Project summary statement:  <br />Everett Transit has 42 buses that are due for ITS equipment replacements and upgrades.  <br />The current ITS equipment is at the end of its life. ITS systems include on‐board units  <br />(OBU), automatic vehicle location (AVL), automatic passenger counters (APC), automatic  <br />annunciation system (AAS), driver display unit (DDU), audio kits, and additional  <br />components associated with installation and functionality.   <br />The current fleet must be compatible or upgraded to the new technology installed on  <br />the new incoming buses. This will prevent fixed‐route service reporting disruption by  <br />ensuring all fixed‐route bus technology hardware has a useful life of five (5) to ten (10)  <br />years.   <br />The City went through a Request for Proposal process in 2009 to choose an Integrated  <br />Technology System for the buses, and Strategic Mapping was awarded the contract to  <br />provide the entire program. Strategic Mapping is the sole provider of all components  <br />and services of the ITS.   <br />Approval of the sole source resolution will allow Everett Transit to ensure consistency  <br />throughout the fleet and continuity of operations, regional data sharing integration, and  <br />reporting functionalities.  <br />Recommendation (exact action requested of Council):  <br />Adopt the resolution waiving public bidding requirements and approving a sole source  <br />for replacing and upgrading Integrated Technology Systems (ITS) to Everett Transit’s  <br />fixed‐route fleet of approximately $475,000, including Washington state sales tax.