Laserfiche WebLink
3  <br />  <br />including but not limited to Expense Reporting and Pay Requests with supporting backup  <br />documentation, must be submitted through AmpliFund.  The Grantee is responsible for  <br />identifying a Grant Manager, responsible for submitting Pay Requests on behalf of the  <br />organization, and responsible to add additional users as needed.   <br /> C.   The City cannot access Grantee accounts in AmpliFund and is not responsible for  <br />Grantee user portal roles and/or registration.  If Grantee encounters problems using  <br />AmpliFund, Grantee must refer all questions to AmpliFund.  The City will not provide service  <br />support for Grantee’s AmpliFund use; that is the sole responsibility of Grantee.  <br />VII.   Public Records Act  <br />Grantee acknowledges that the City is subject to the Public Records Act, chapter 42.56  <br />RCW (the “Act”).  All records owned, used or retained by the City are public records subject to  <br />disclosure unless exempt under the Act, whether or not such records are in the possession or  <br />control of the City or Grantee.  Records subject to the Act may include without limitation all  <br />information or other records submitted into AmpliFund by Grantee.  Grantee shall cooperate  <br />with the City so that the City may comply with all of its obligations under the Act.  Within ten  <br />(10) days after receipt of notice from the City, Grantee shall deliver to the City copies of (or  <br />access to) all records relating to this Contract or relating to the Project that the City determines  <br />qualify as the City’s public records under the Act.    <br />VIII.   Reports, Payment and Disbursements  <br />A.  Grantee shall fill out and submit to the City, in AmpliFund, requests for  <br />reimbursement for the period in which expenses are incurred.   <br /> B.     Disbursements by the City from this Contract shall be on a reimbursement basis  <br />covering actual expenditures by the Grantee or obligations of the Grantee currently due and  <br />owing, but not paid.  Disbursements shall be limited to allowable costs and shall be made only  <br />upon the occurrence of all the following, in addition to compliance with all other conditions  <br />contained in this Contract:  <br />         (1)  Receipt by the City of a reimbursement request in AmpliFund through Pay  <br />Requests and supplemental Expense Reports that are supported by copies of vouchers,  <br />invoices, salary and wage summaries, or other acceptable documentation; and  <br />         (2)  A determination by the City that the Grantee is in compliance with all Contract  <br />provisions.  <br /> C.     The City will not process claims for reimbursement until all supporting  <br />documentation is provided in the correct and proper format.  The City reserves the right to  <br />deny or withhold payments pending timely delivery of documents as may be required under  <br />this Contract.  <br />IX.   Documents and Records  <br /> A.     All plans, reports, maps and any other document published or otherwise completed  <br />as a part of this Contract shall be made available to the City for inspection upon request by the  <br />City.